¿Cómo predecir el futuro financiero de tu negocio? La respuesta es sencilla: mediante la proyección de flujo de efectivo. Si bien el flujo de efectivo es esencial para el éxito de una empresa, muchas fracasan por una mala gestión del mismo. Aunque hablar de números y hojas de cálculo no resulte tan emocionante como hablar de campañas de marketing o nuevos productos, es crucial para la supervivencia de tu negocio a largo plazo.
Comprender el flujo de efectivo
El flujo de efectivo es la cantidad de dinero, tanto en efectivo como en otros activos, que entra y sale de una empresa. Básicamente, se calcula tomando en cuenta el efectivo disponible al comienzo y al final de un período específico, que puede ser una semana, un mes o un trimestre. Un negocio tiene un flujo de efectivo positivo si al final del período hay más dinero en la cuenta que al comienzo. Si hay menos dinero, el flujo de efectivo es negativo.
Para comprender cómo gestionar el flujo de efectivo, es necesario tener conocimientos básicos de contabilidad. Hay tres documentos contables críticos que debes conocer:
1. Estado de resultados
También conocido como la cuenta de pérdidas y ganancias, este documento resume los ingresos y gastos de la empresa y muestra cómo se transforman los ingresos en ganancias netas.
2. Balance general
Proporciona una instantánea de lo que la empresa posee, lo que debe y la cantidad invertida por sus propietarios en un día en particular.
3. Estado de flujo de efectivo
Muestra todos los ingresos y deudas en un período de tiempo específico. Este documento revela la capacidad de una empresa para pagar a sus empleados, proveedores y deudas, así como la cantidad de efectivo que tiene disponible en un período de tiempo determinado, como un mes, trimestre o año.
Usar una hoja de cálculo de proyección de flujo de efectivo
Para facilitar la gestión del flujo de efectivo, te mostraré cómo utilizar una hoja de cálculo de proyección de flujo de efectivo. Con esta herramienta, tendrás toda la información que necesitas al alcance de tu mano para tomar decisiones financieras más acertadas.
Antes de comenzar, es importante entender que la ganancia no es lo mismo que el flujo de efectivo. La ganancia es el resultado de restar los gastos de los ingresos durante un período de tiempo específico y solo existe en papel. El flujo de efectivo, por otro lado, es el dinero que tienes disponible para gastar.
La hoja de cálculo de flujo de efectivo tiene cuatro partes principales:
1. Flujo de efectivo de las operaciones
Esta es la parte más importante, ya que resume el efectivo generado por la venta de productos y servicios, así como los gastos incurridos para operar el negocio, como los pagos a proveedores y empleados.
2. Flujo de efectivo de las inversiones
Refleja el dinero recibido por la venta de inversiones o el dinero gastado en inversiones. Estas transacciones están fuera de las actividades comerciales principales, como la compra o venta de activos como maquinaria y equipos, o incluso la adquisición de otra empresa.
3. Flujo de efectivo de la financiación
Registra el dinero generado por la obtención de préstamos o la emisión de acciones, así como el dinero gastado en la devolución de préstamos, pago de dividendos o compra de acciones propias.
4. Conciliación con el balance general
Este es el punto de partida del flujo de efectivo del período anterior y el saldo final del balance general actual. La diferencia entre estos dos montos es el cambio neto en efectivo, que debe ser igual a la suma de las secciones de flujo de efectivo anteriores.
Cómo leer una hoja de cálculo de flujo de efectivo
La forma más sencilla de leer una hoja de cálculo de flujo de efectivo es comenzar desde abajo y subir hacia arriba. En el ejemplo presentado, verás los saldos de flujo de efectivo al comienzo y al final de un período de tiempo, que se obtienen del balance general. Al restar estos dos números, obtendrás el aumento o la disminución neta del saldo de efectivo para ese período. La información anterior resume cómo y por qué cambió el saldo de efectivo, y todo se reconcilia con el aumento o disminución neta.
Hacer una proyección de flujo de efectivo es fundamental para prevenir problemas financieros. Puede ayudarte a predecir déficits económicos, determinar cuándo puedes invertir en el crecimiento de tu negocio y establecer una relación de confianza con bancos y proveedores.
Si bien esta hoja de cálculo te ayudará a gestionar tu flujo de efectivo, es importante actualizar regularmente tus proyecciones para mantener un control preciso de tus finanzas. Recuerda que el flujo de efectivo es dinámico y, si algo no cuadra con tus cálculos anteriores, investiga por qué. A veces, pueden surgir gastos adicionales que olvidaste o te diste cuenta de que tus proyecciones de ingresos eran demasiado optimistas.
Finalmente, si descubres que estás pronosticando un déficit, tu saldo bancario al final del mes aparecerá en rojo. Hay varias cosas que pueden afectar el flujo de efectivo de tu negocio, como un exceso de inventario, plazos de pago prolongados o cuentas por cobrar vencidas. Identificar y abordar estos problemas te permitirá tener un mejor control sobre tu flujo de efectivo.
Existen varias estrategias para mejorar tu flujo de efectivo, como controlar tu inventario, arrendar en lugar de comprar, enviar facturas de inmediato y buscar descuentos por pagos anticipados. Además, considera buscar fuentes alternativas de ingresos y aprovechar las cuentas de ahorro empresariales de alto interés para maximizar tus finanzas.
Ahora que posees esta información valiosa, no olvides que debes aplicar estos conocimientos de manera consistente. La gestión del flujo de efectivo es un aspecto vital para el éxito de tu negocio y solo a través de una atención constante podrás hacerlo correctamente.
